Seorang resepsionis harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Peran resepsionis dapat memainkan peran penting dalam keseluruhan citra dan suasana hampir semua bisnis. Sebagai titik kontak pertama untuk klien dan pelanggan, resepsionis sering bertanggung jawab atas kesan pertama setiap orang yang berjalan di pintu. Peran resepsionis juga dapat mencakup berbagai tugas kesekretariatan yang membutuhkan keterampilan organisasi yang baik, serta kemampuan komputer dan komunikasi yang kuat.
Resepsionis harus tahu cara mengoperasikan peralatan kantor, seperti mesin fotokopi.
Di banyak bisnis, kantor depan atau area resepsionis diatur sehingga semua pengunjung yang masuk akan mulai dari meja resepsionis. Bekerja sebagai penyambut dan kontak awal untuk klien dan pelanggan adalah bagian utama dari peran resepsionis, karena dia mungkin bertanggung jawab untuk menciptakan kesan pertama yang positif. Keterampilan pribadi yang baik dapat membantu resepsionis menampilkan dirinya sebagai orang yang ramah, ramah, dan kompeten. Karena beberapa pengunjung mungkin datang dalam keadaan gelisah atau kesal, pelatihan manajemen konflik juga dapat sangat berguna sebagai resepsionis.
Resepsionis sering membuat janji untuk klien menggunakan kalender.
Kemampuan untuk memprioritaskan dan bekerja secara terorganisir sangat penting untuk sebagian besar pekerjaan resepsionis. Banyak resepsionis ditugaskan untuk menyimpan catatan perusahaan dan sistem pengarsipan, menjaga jadwal harian untuk VIP perusahaan, dan memastikan bahwa rantai komando yang tepat ditegakkan. Resepsionis yang baik harus dapat dengan cepat menilai kebutuhan setiap orang atau masalah yang datang ke mejanya, dan memastikan bahwa masalah dikelola dengan cara yang paling efektif. Resepsionis yang terorganisir dengan baik membantu aliran bisnis dengan lancar, memastikan bahwa masalah yang tepat dikirim ke departemen yang tepat.
Resepsionis mungkin bertugas memesan perlengkapan kantor.
Keterampilan komputer sering memainkan peran penting dalam peran resepsionis. Dalam banyak pekerjaan, resepsionis harus mampu menjalankan pencatatan, penagihan dan pembayaran, dan program komputer entri data khusus untuk pekerjaan itu. Banyak juga yang bertanggung jawab untuk membaca dan menyortir email perusahaan, mengetik atau menyalin surat, dan mengelola sistem pengarsipan online. Resepsionis dengan keterampilan komputer yang kuat dan pengetahuan yang komprehensif tentang semua program komputer yang diperlukan dapat membantu meningkatkan keakuratan catatan perusahaan dan efisiensi pekerjaan sehari-hari perusahaan.
Karena resepsionis sering berfungsi sebagai penghubung antara semua cabang bisnis, serta publik, perannya tentu saja membutuhkan keterampilan komunikasi yang sangat baik. Karyawan perusahaan mungkin sering mampir ke meja resepsionis untuk mendapatkan informasi tentang masalah atau pelanggan tertentu, karena dia memiliki kontak langsung dengan hampir semua klien dan personel perusahaan. Meskipun penting bagi resepsionis untuk berfungsi sebagai sumber informasi yang akurat, penting juga bagi peran resepsionis bahwa dia memahami kebijakan privasi dan undang-undang pengungkapan. Resepsionis harus dapat bersikap bijaksana ketika ditanya tentang masalah yang tidak dapat mereka diskusikan, sambil tetap bersikap ramah.