Jika Anda memiliki akun Office 365 (gratis atau berbayar), maka Anda memiliki OneDrive, aplikasi penyimpanan cloud Microsoft. Penyimpanan cloud sangat bagus untuk berbagi file dengan orang lain, jadi mari kita lihat cara kerjanya di OneDrive.
Anda dapat berbagi file OneDrive dari folder OneDrive di komputer Anda (“antarmuka klien”), atau antarmuka web Office 365, atau aplikasi seluler OneDrive. Metode mana yang terbaik tergantung pada situasi dan preferensi Anda, tetapi Microsoft mendorong penawaran cloud-nya dengan kuat, dan prioritas itu ditampilkan di antarmuka OneDrive. Tidak terlalu blak-blakan, tetapi antarmuka web Office 365 dan aplikasi OneDrive jauh lebih cantik dan lebih halus daripada antarmuka klien. Antarmuka klien juga memiliki setidaknya tujuh cara berbagi yang berbeda, beberapa di antaranya merupakan gangguan dari cara berbagi sesuatu di versi Windows yang lebih lama. Untuk alasan tersebut, kita akan berkonsentrasi di sini untuk berbagi melalui aplikasi OneDrive dan antarmuka web OneDrive.
Berbagi (dan Membatalkan Berbagi) File Melalui Aplikasi Mobile OneDrive
Microsoft jelas telah berupaya keras ke dalam aplikasi OneDrive-nya karena opsi berbaginya sederhana dan komprehensif. Kita akan menggunakan aplikasi Android untuk contoh kita di sini, tetapi aplikasi iOS serupa. Kita akan menunjukkan ketika ada perbedaan yang signifikan.
Untuk membagikan file (atau folder), ketuk tiga titik di sebelahnya.
Ketuk “Bagikan” dari menu yang muncul.
Ini akan membuka opsi berbagi. Secara default, OneDrive memungkinkan orang yang Anda bagikan file untuk mengedit file tersebut. Anda dapat mengubahnya menjadi hanya lihat dengan mengetuk panah di samping “Dapat mengedit” dan mengubahnya menjadi “Dapat melihat”. Anda juga dapat “Mengatur Tanggal Kedaluwarsa”, yang berarti bahwa file hanya akan dibagikan untuk jangka waktu tertentu.
Catatan: Di aplikasi seluler iPhone atau iPad, ini bekerja sedikit berbeda. Anda akan melihat tautan “Hanya Lihat” pada menu berbagi untuk menonaktifkan pengeditan. Anda akan melihat opsi “Pengaturan Tautan” yang memungkinkan Anda menetapkan tanggal kedaluwarsa.
Setelah Anda mengatur opsi ini seperti yang Anda inginkan (atau membiarkannya dengan default), Anda dapat membagikan file Anda. Di bagian atas opsi berbagi adalah opsi berbagi OneDrive default.
Ini menyediakan metode berbagi berikut:
- Salin Tautan: Membuat URL dan menyalinnya ke papan klip untuk Anda tempel di mana pun Anda suka. Tautan ini dapat digunakan oleh siapa saja.
- Undang Orang: Mengirim tautan ke satu atau beberapa alamat email yang Anda pilih dari kontak atau masukkan secara manual. Tautan ini hanya dapat digunakan oleh orang yang Anda kirimi.
- Kirim File: Memungkinkan file dikirim ke seseorang. Anda dapat mengirim file menggunakan email, atau aplikasi komunikasi lainnya di ponsel Anda seperti Slack atau WhatsApp. Tidak seperti “Salin tautan” atau “Undang orang”, yang menyediakan tautan untuk diklik orang, ini akan mengirimkan salinan file. Link dapat “unshared” setiap kali Anda inginkan, tetapi sekali Anda mengirim seseorang file, mereka dapat tetap selamanya, sehingga hanya menggunakan ini jika Anda tidak keberatan penerima mendapatkan untuk menyimpan file.
- Outlook: Jika Anda memiliki Outlook di ponsel Anda, ini akan membuka email dengan tautan di dalamnya untuk Anda kirim ke seseorang.
Di bawah opsi ini adalah setiap aplikasi dan metode yang disediakan ponsel Anda untuk berbagi file, apakah itu Slack, WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, email, atau aplikasi lain yang telah Anda instal. Ketuk ikon yang sesuai dan ikuti petunjuk untuk membagikan file.
Untuk membatalkan berbagi file, ketuk tiga titik di sebelahnya dan klik ikon informasi.
Ini akan memunculkan properti file dan menunjukkan dengan siapa Anda berbagi file di bagian bawah.
Klik tautan “Dapat mengedit” (atau “Dapat melihat” jika Anda membagikan file sebagai hanya lihat) dan pilih “Berhenti berbagi” dari menu yang muncul. Klik “OK” untuk berhenti berbagi file.
Berbagi (dan tidak membagikan) File Melalui Antarmuka Web O365
Masuk ke Office 365 dan navigasikan ke OneDrive.
Pilih file yang ingin Anda bagikan dan klik “Bagikan” di bilah menu di bagian atas.
Ini akan menampilkan opsi berbagi untuk file tersebut, dan sangat mirip dengan aplikasi OneDrive—opsi berbagi default adalah mengizinkan orang untuk mengedit file yang Anda bagikan dengan mereka dan Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa jika Anda hanya menginginkan file tersebut. untuk dibagikan untuk jangka waktu tertentu
Opsi yang hanya tersedia di antarmuka web OneDrive adalah melindungi file dengan kata sandi dengan mengklik “Setel kata sandi”. Ini berarti bahwa ketika Anda membuat dan mengirimkan tautan ke file tersebut, seseorang hanya akan dapat membuka tautan tersebut jika mereka memiliki kata sandinya. Untuk kesadaran keamanan ini adalah fitur yang berguna, dan pasti layak digunakan jika Anda memiliki sesuatu yang sensitif untuk dibagikan.
Dua opsi utama untuk mengirim tautan adalah “Dapatkan tautan” dan “Email.”
- Dapatkan tautan: Membuat tautan yang dapat Anda salin dan tempel di mana pun Anda inginkan. Tautan ini akan berfungsi untuk siapa saja yang memilikinya.
- Email: Membuka email web yang berisi tautan, tempat Anda dapat memasukkan satu atau beberapa alamat email dan sebuah pesan. Tautan ini hanya akan berfungsi untuk orang yang mengaksesnya menggunakan alamat email yang Anda tentukan.
Klik “Lainnya” untuk menampilkan layanan tertentu yang dapat Anda bagikan. Pada saat penulisan, layanan ini terbatas pada Facebook, Twitter, LinkedIn, dan Weibo dan ketika Anda mengklik salah satunya, sebuah jendela baru akan terbuka bagi Anda untuk masuk ke layanan tersebut dan memposting link. Mengapa Microsoft memilih keempat layanan ini adalah masalah dugaan, meskipun mereka memiliki LinkedIn, dan Facebook, Twitter, dan Weibo mungkin memiliki akun di antara mereka untuk sebagian besar populasi pengguna internet, tetapi mengapa empat aplikasi dan bukan lima, atau enam, atau lebih? Kita tidak yakin, tetapi jika Anda ingin berbagi file di aplikasi lain, klik “Dapatkan tautan” dan tempel tautan ke aplikasi pilihan Anda.
Untuk membatalkan berbagi file, pilih dan klik ikon informasi di kanan atas halaman OneDrive.
Ini akan memunculkan properti file. Klik “Kelola akses” untuk melihat dengan siapa Anda berbagi file.
Daftar tautan berbagi akan ditampilkan, menunjukkan siapa yang dapat mengakses file dan izin apa yang mereka miliki.
Untuk mengubah izin, seperti membuat file hanya-lihat yang dapat diedit atau menambahkan proteksi kata sandi, klik panah di bawah tautan. Untuk berhenti membagikan file, klik “x” di sebelah tautan. Pesan peringatan akan muncul.
Klik “Hapus tautan” untuk berhenti membagikan file. Ini hanya akan menghapus tautan ini, jadi jika Anda ingin berhenti berbagi file sepenuhnya, Anda harus menghapus semua tautan berbagi yang telah Anda buat untuk itu.