Dalam semua pekerjaan ada saatnya ketika ada pembagian kegiatan yang dilakukan atau rencana yang harus diikuti atau penetapan tujuan baru, misalnya. Biasanya, kata “rapat” dikaitkan dengan konotasi negatif yang terkait dengan kebosanan, kebosanan, buang-buang waktu dan dianggap sebagai tugas yang tidak efektif dan efisien karena hanya ocehan yang terungkap dan mencapai kesimpulan yang jelas dan ringkas sangat sulit dengan frekuensi. Faktanya, membatalkan pertemuan sering kali menimbulkan perasaan lega dan gembira karena hal itu membebaskan orang tersebut dengan cara tertentu.
Agar tidak sampai pada ekstrem ini, hal yang paling masuk akal untuk dilakukan adalah mengikuti pedoman tertentu yang telah terbukti cukup akurat untuk rapat kerja untuk memenuhi tujuan yang telah diadakan.
Pertama, penting bahwa jadwal pertemuan diketahui oleh semua peserta beberapa waktu sebelumnya untuk mengatur dan tepat waktu. Disarankan untuk melakukan pra-analisis untuk menentukan poin-poin yang akan dibahas dalam rapat.
Seseorang akan ditunjuk bertanggung jawab untuk mencatat secara tertulis apa yang sedang dirawat dan orang lain yang akan memimpin pertemuan untuk mencegah masalah yang bernanah dan / atau dapat diperpanjang lebih dari yang diperlukan.
Kami akan menggunakan beberapa menit pertama untuk membahas poin-poin utama dan memfokuskan pengembangan pertemuan. Kita harus berusaha untuk tetap pada urutan hari ini dan tidak memikirkan hal-hal yang tidak terlalu penting. Kami akan menyimpan topik utama untuk saat-saat di antaranya.
Penting untuk menghormati dan tidak memonopoli penggunaan lantai yang memungkinkan semua orang yang perlu berpartisipasi. Kunci rapat yang baik adalah komunikasi mengalir ke segala arah dengan memastikan partisipasi mayoritas peserta.
Di akhir pertemuan, selalu berguna untuk merekap dan mendefinisikan secara singkat segala sesuatu yang telah dicapai. Ini juga akan menjadi kesempatan yang tepat untuk mengungkapkan keraguan, komentar, dll. Setelah selesai, semua orang harus pergi dengan gagasan yang jelas tentang apa tujuan pertemuan itu, tentang apa itu.
Menjalankan rapat yang efektif adalah masalah mengerjakannya, sama seperti keterampilan lainnya. Oleh karena itu, kesalahan yang dibuat dengan latihan selalu dapat diperbaiki . Kita harus berusaha untuk melibatkan orang tersebut dalam jenis kegiatan ini sehingga kinerja terbaik dapat dicapai.
Singkatnya, perhatian harus diberikan pada empat aspek mendasar dari setiap pertemuan: perencanaan, pengorganisasian, manajemen, dan tindak lanjut. Mengurus setiap bagian akan memastikan keberhasilan pertemuan.
Di atas segalanya, cobalah untuk menghindari mengubah pertemuan menjadi ceramah atau monolog karena kemungkinan akan menyebabkan peserta secara mental mengabaikan dan tidak terlibat secara proaktif. Juga, jangan lupa untuk menerapkan akal sehat sekali lagi dan selalu membuka pintu untuk rasa humor. Mengendurkan suasana dan mengendurkan tingkat ketegangan dan konsentrasi pada saat tertentu akan selalu menjadi sumber yang baik untuk melanjutkan pertemuan dengan perspektif lain.