Catatan keuangan dirinci dalam buku besar.
Juga sering disebut sebagaibuku besarakuntansi, buku besar adalah catatan akuntansi utama yang digunakan oleh bisnis untuk melacak semua transaksi keuangan yang dilakukan perusahaan.Semua transaksi keuangan, debet dan kredit, dicatat, atau “diposting”, dalam buku besar, terlepas dari apakah transaksi tersebut juga diposting ke buku besar pembantu (sub-buku besar), sepertipiutangatau kas.Nilai-nilai ini dapat memberikan informasi yang digunakan untuk menghasilkan semua laporan keuangan perusahaan.Ketika ide buku besar pertama kali dibuat, buku besar fisik disimpan secara manual, biasanya dalam buku;dengan kemajuan teknologi, kebanyakan buku besar sekarang sudah terkomputerisasi menggunakan software akuntansi.Sepertiprogram perangkat lunakdapat dibeli melalui Internet atau dari sebagian besar toko yang menjualperangkat lunak komputerproduk.
Pembukuan entri ganda
Saat ini, perangkat lunak komputer digunakan sebagai pengganti buku besar fisik.
Setidaknya lima jenis akun membentuk buku besar: aset, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban;sering, keuntungan dan kerugian juga disertakan.Dalampembukuandouble-entry, ketika transaksi terjadi, selalu mempengaruhi dua akun ini dengan cara yang sama dan berlawanan;itu adalah debit untuk satu dan kredit yang lain.Jumlah total debet harus selalu sama dengan jumlah total kredit, jadi jika keduanya tidak cocok, itu menunjukkan telah terjadi kesalahan.Format yang komprehensif dan seimbang ini merupakan salah satu alasan mengapa buku besar digunakan untuk membuat laporan keuangan.
Umum dan Sub-buku besar
Sebagai catatan akuntansi utama, buku besar dibuat terlebih dahulu.Ini diatur oleh akun, dengan masing-masing diberi nomor seri, dan setiap nomor biasanya terdiri dari lima hingga enam digit.Akun didelegasikan nomor berdasarkan tujuan akun;urutan penomoran ini memungkinkan informasi ditemukan dengan cepat dan mudah, dan merupakan praktik bisnis yang umum.Daftar semua akun dalam buku besar disebut bagan akun, dan biasanya mencakup antara 20 dan 30 entri per bagan.
Sub-buku besar dibuat untuk menyederhanakan buku besar utama dan melacak jenis transaksi tertentu, memberikan lebih banyak detail tentang transaksi tersebut.Jenis umum dari sub-buku besar termasuk piutang,hutang, kas, dan penjualan.Beberapa transaksi harian dicatat dalam sub-buku besar ini, dan nilai ringkasan akhir diposting ke dalam buku besar umum.
Perangkat lunak komputer
Awalnya, buku besar akuntansi adalah buku fisik yang digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan secara manual;saat ini, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer untuk memelihara buku besar akuntansi mereka.Konsep di balik pembukuan double-entry adalah selalu ada nilai positif dan negatif untuk setiap transaksi;aturan ketat dan ketergantungan yang dibangun ke dalam proses akuntansi entri ganda berarti bahwa itu adalah salah satu proses bisnis pertama yang terkomputerisasi.Akibatnya, ketersediaan dan penggunaan produk perangkat lunak buku besar akuntansi meningkat.
Sistem akuntansi terkomputerisasi memungkinkan perusahaan untuk membuat daftar akun buku besar yang sangat besar sambil tetap mengaturnya dan mudah diakses.Dalam banyak kasus, sistem diatur untuk secara otomatis memasukkan data yang benar ke dalam laporan laporan keuangan yang sesuai.Laporan dapat dijalankan untuk memberikan pembaruan rutin pada posisi keuangan perusahaan.
Menyiapkan bagan akun buku besar biasanya merupakan tugas pertama yang harus diselesaikan saat menginstal paket perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi.Bagan akun standar biasanya disertakan dalam paket perangkat lunak ini, dengan banyak opsi untuk berbagai industri.Namun, tidak semua perusahaan perlu menggunakan semua akun yang tersedia, dan harus memilih hanya yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Jurnal umum
Buku besar tidak boleh disamakan dengan jurnal umum, yang menyediakan daftar kronologis transaksi keuangan perusahaan yang lebih formal.Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum terlebih dahulu, dan biasanya mencakup lebih banyak informasi daripada yang termasuk dalam buku besar akuntansi;saldo setiap akun tidak termasuk.Namun, seperti dalam buku besar akuntansi, kredit dan debit yang tercantum dalam jurnal umum harus berjumlah nol.