Manajer penggajian biasanya menyimpan file untuk mendukung berbagai pemotongan dari gaji setiap karyawan.
Manajemenpenggajianadalah proses yang digunakan perusahaan untuk memberi kompensasi kepada pekerja atas kerja mereka.Proses ini juga mencakup pemotongan pajak gaji seperti pendapatan,jaminan sosial, dan pengangguran, serta garnishment.Banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak bisnis atau akuntansi yang terkomputerisasi untuk membantu mereka menjalankan fungsi bisnis ini.Manajer penggajian dan juru tulis di departemen sumber daya manusia biasanya menyimpan file karyawan di mana perusahaan memiliki catatan tertulis untuk mendukung pemotongan yang ditahan dari gaji karyawan.
Pemilik bisnis harus memastikan sistem manajemen penggajian mereka mencakup semua dokumentasi terkait untuk mempekerjakan pekerja.
Perusahaan biasanya mengembangkan sistem manajemen penggajian standar untuk memastikan semua karyawan mengisi dokumen yang diperlukan untuk bekerja di perusahaan.Informasi ini berisi informasi pribadi yang berkaitan dengan identitas nasional individu, tempat tinggal, dokumentasi pengalaman, dan dokumen pajak.Dokumen dapat berhubungan dengan lembaga pemerintah federal, negara bagian, atau lokal.Perusahaan harus memelihara dokumen-dokumen ini dalam sistem manajemen penggajian mereka selama karyawan bekerja untuk perusahaan dan selama beberapa tahun setelah perusahaan atau karyawan memutuskan hubungan kerja.
Jika perlu, manajemen penggajian mungkin bertanggung jawab untuk memberhentikan karyawan.
Banyak paket atau aplikasi perangkat lunak bisnis dan akuntansi berisi modul penggajian yang dapat digunakan perusahaan untuk manajemen penggajian.Modul-modul ini dapat membantu mengotomatisasi sistem yang menghitung pajak gaji dan pemotongan upah.Sebagian besar paket perangkat lunak dan aplikasi di pasaran saat ini memungkinkan perusahaan untuk memperbarui modul penggajian mereka setiap kali ada perubahan pada undang-undang pajak penggajian.Ini menghemat waktu perusahaan, terutama jika perusahaan memiliki beberapa lokasi nasional atau internasional.Modul-modul ini juga dapat membantu perusahaan memisahkan sistem manajemen penggajian mereka berdasarkan kelas pekerja, sepertigaji, per jam atau klasifikasi lainnya.
Sistem manajemen penggajian mengeluarkan cek gaji karyawan.
Pemilik bisnis harus berkonsultasi dengan pengacara untuk memastikan sistem manajemen penggajian mereka mencakup semua dokumentasi terkait untuk mempekerjakan pekerja, memelihara informasi penggajian, dan memberhentikan karyawan.Dokumen hukum yang terkait dengan manajemen penggajian dapat dengan cepat menjadi membosankan dan membutuhkan banyak waktu dan upaya untuk tetap lurus.Pemilik yang gagal memperbarui catatan penggajian dapat menghadapi hukuman berat dari lembaga pemerintah terkait informasi penggajian.Ini tidak hanya dapat membebani pemilik modal dalam jumlah besar, tetapi juga dapat memaksa bisnis kecil bangkrut.
Usaha kecil atau pemilik dengan sedikit pengalaman dalam penggajian dapat mengalihdayakan proses ini ke pihak ketiga.Sementarapenggajianoutsourcingtidak membebaskan tanggung jawab perusahaan sepenuhnya, ini dapat membantu pemilik menghindari menyelesaikan sebagian besar dokumen yang berkaitan dengan penggajian.Pemroses pihak ketiga juga menawarkan kepada perusahaan kemampuan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang atau kredit pada calon karyawan, yang dapat membantu membatasi atau melarang masalah di masa mendatang dari pekerja yang licik atau tidak puas.