Pengusaha mengacungkan jempol
Manajemen prosesalurkerjaadalah istilah yang digunakan dalamteknologi informasi(TI) danmanajemenproses bisnisuntuk menggambarkan semua langkah dan infrastruktur yang diperlukan untuk membuat dan mengoperasikan proses alur kerja elektronik.Proses alur kerja adalah serangkaian langkah atau tugas yang harus diselesaikan oleh berbagai area organisasi.Idealnya, proses ini dilakukan dengan menggunakanperangkat lunak komputeruntuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan waktu penyelesaian.
Meskipun istilahnya cukup panjang, kebanyakan orang sangat akrab dengan konsep alur kerja.Contoh sederhana adalah permintaan penggantian biaya.Karyawan yang mengeluarkan biaya mengisi formulir dengan semua informasi yang dia miliki dan kemudian menyerahkannya kepadamanajernya.Manajer meninjau detailnya, menambahkan informasi tambahan, dan menunjukkan persetujuan atau penolakan permintaan.Jika permintaan disetujui, itu diajukan ke departemen akun untuk diproses dan pembayaran.Jika ditolak, itu dikembalikan ke karyawan, biasanya dengan catatan penjelasan.
Manajemen proses alur kerja mengacu pada alat dan perangkat lunak komputer yang digunakan untuk membuat, mengimplementasikan, dan mendukung proses ini.Ini biasanya merupakan kombinasi dari perangkat keras, infrastruktur, dan perangkat lunak.Alat dan perlengkapan aktual yang dibutuhkan bergantung pada ukuran organisasi dan metode penyampaiannya.Secara tradisional, alat ini dibatasi untuk pengguna tertentu, tetapi perubahan teknologi telah memungkinkan untuk menyediakan alat alur kerja melalui Internet.
Perangkat keras dan infrastruktur yang diperlukan untuk manajemen proses alur kerja terutama bergantung pada perangkat lunak yang dipilih.Alat berbasis Internet akan memerlukan instalasi pada server Web, akses ke Internet, kapasitas penyimpanan, dan keamanan.Jumlah perangkat keras yang dibutuhkan biasanya tergantung pada jumlah pengguna, volume transaksi, dan ketersediaan sistem.
Ada berbagai macam alat perangkat lunak manajemen proses alur kerja yang tersedia, karena ini adalah kategori produk yang terkenal.Sebagian besar bisnis biasanya dapat menghemat waktu dan uang dengan menggunakan alur kerja elektronik.Manfaat tambahan termasuk peningkatan transparansi dan kapasitas pelaporan, serta akuntabilitas untuk semua peserta dalam proses.
Saat memilih solusi manajemen proses alur kerja, biasanya penting untuk diingat bahwa staf yang terampil akan diperlukan untuk menerapkan dan mendukung solusi ini.Keterampilan yang diperlukan meliputianalisis bisnis, manajemen proyek, dukungan perangkat lunak, dan administrasi.Penting untuk meluangkan waktu untuk meninjau spesifikasi produk secara rinci untuk memastikan pemahaman penuh tentang persyaratan proyek.Analisis biaya dan manfaat adalah cara lain untuk memastikan bahwa semua lapisan organisasi berkomitmen pada proyek sebelum dimulai.