Pria dengan tangan di pinggul
Sebuah garansi administrator bekerja untuk fasilitas ritel atau distribusi dan berkomunikasi dengan produsen tentang bagian-bagian yang rusak atau perbaikan untuk produk tertentu, seperti komponen elektronik atau modul. Pekerja ini menulis permintaan garansi, mengumpulkan dan mengirimkan suku cadang yang rusak, dan bekerja dengan departemen akuntansi untuk memastikan bahwa semua klaim suku cadang dan tenaga kerja dibayar penuh. Bahkan, posisi administratif ini bisa membawahi sejumlah pekerja garansi lainnya jika bisnisnya relatif besar, seperti dealer otomotif.
Suku cadang baru yang rusak biasanya dikirim kembali ke pabrik untuk mendapatkan kredit uang, terutama jika pekerja pekerja dilibatkan untuk mengganti dan menyesuaikan suku cadang tersebut. Setiap pabrikan memeriksa suku cadang yang dikembalikan dan mendistribusikan kredit ke fasilitas yang mengklaim pekerjaan; suku cadang biasanya dikreditkan pada biaya dan jam kerja dibayar berdasarkan spesifikasi pabrikan individu. Administrator garansi harus memastikan bahwa setiap klaim dibayar untuk menjaga tingkat persediaan dihitung dengan benar dan proses perbaikan menguntungkan dan adil.
Awalnya, administrator garansi harus menyiapkan formulir standar untuk mengajukan klaim; formulir biasanya memerlukan nomor bagian dan deskripsi, serta semua informasi mengenai kegagalan dan penggantian. Administrator harus memverifikasi bahwa jam kerja yang diklaim sudah benar untuk penggantian suku cadang tertentu. Banyak produsen akan mengabaikan klaim jika jam kerja yang diklaim terlalu berlebihan untuk pekerjaan perbaikan tertentu.
Bagian yang gagal harus dikembalikan ke pabrik oleh administrator garansi. Biasanya, suku cadang harus dilampirkan pada formulir klaim untuk pemrosesan cepat; suku cadang atau klaim yang hilang dapat memerlukan penelitian oleh produsen dan administrator, yang menghabiskan waktu dan uang. Administrator garansi harus mengirimkan suku cadang dan mengklaim melalui perusahaan pengiriman yang dapat dilacak sehingga bukti pengiriman dapat dilakukan.
Pendanaan garansi mungkin memakan waktu beberapa minggu sebelum departemen akuntansi melihat kredit moneter dari produsen. Administrator garansi harus memiliki spreadsheet atau proses pendokumentasian lainnya untuk mengonfirmasi klaim terbuka. Sebagai hasil dari dokumentasi, pekerja dapat berunding dengan akuntansi jika ada klaim yang ditahan atau hilang; setiap masalah dapat diselesaikan tepat waktu untuk memastikan proses pembayaran yang cepat.
Fasilitas perbaikan yang lebih besar, terutama di industri otomotif, biasanya memiliki seorang administrator yang mengawasi sejumlah pekerja lainnya. Grup secara keseluruhan akan membagi tugas garansi antara setiap karyawan untuk memastikan pembayaran yang cepat. Administrator utama mungkin hanya mengawasi para pekerja dan menanggapi setiap masalah yang tidak biasa yang mungkin timbul.