Alur kerja yang ditingkatkan terbukti memaksimalkan efisiensi, meminimalkan pemborosan waktu dan sumber daya, serta meningkatkan moral.
Meningkatkan alur kerja adalah proses penting baik untuk individu atau organisasi.Alur kerja yang ditingkatkan terbukti memaksimalkan efisiensi, meminimalkan pemborosan waktu dan sumber daya, serta meningkatkan moral.Cara untuk meningkatkan alur kerja bisa sesederhana mengidentifikasi dan menghilangkan waktu yang terbuang atau serumit memeriksa dan mengubah seluruh proses dan/atau mengotomatisasi semua atau sebagian darinya.Tidak peduli seberapa besar atau kecil pekerjaan atau proses, ada baiknya waktu dan upaya untuk mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan alur kerja.
Membatasi SMS dapat meningkatkan alur kerja.
Langkah pertama untuk meningkatkan alur kerja adalah mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, dan pemborosan terbesar adalah waktu.Tempat kerja cararn telah terbiasa dan bergantung padaemail, pesan instan, dan SMS.Sarana komunikasi ini dimaksudkan untuk menghemat waktu, tetapi dapat menyebabkan informasi yang tidak berguna dan waktu terbuang sia-sia.Anda dapat meningkatkan alur kerja hanya dengan menghilangkan atau membatasi pesan instan dan SMS dan dengan menetapkan harapan yang wajar pada email.Bereaksi atau menanggapi email segera setelah mereka masuk dapat membuang-buang waktu.Mengatur beberapa kali di siang hari yang dikhususkan untuk membaca dan menjawab email akan meningkatkan alur kerja dan produktivitas Anda.
Gangguan ini hanyalah beberapa dari banyak gangguan yang dapat menghentikan alur kerja.Pekerjaan atau proses apa pun akan berjalan lebih baik dan lebih jauh dengan blok waktu yang masuk akal yang dikhususkan untuk itu daripada mencoba menyelesaikannya sedikit demi sedikit.Menyisihkan bahkan 20 atau 30 menit untuk mencurahkan satu tugas atau proses akan membantu Anda membuat langkah besar dalam meningkatkan produktivitas dan meningkatkan alur kerja.Berfokus pada tugas tertentu untuk waktu yang relatif singkat tetapi tidak terputus dapat menjadi salah satu metode terbaik untuk membantu Anda meningkatkan alur kerja.
Untuk prosedur yang lebih rumit dan organisasi yang lebih besar, diperlukan pendekatan yang lebih sistematis untuk meningkatkan alur kerja.Proses ini melibatkan pemecahan alur kerja menjadi langkah-langkah kecil yang terbatas dan menganalisis tugas-tugas yang terlibat dalam setiap langkah.Dua prinsip terpenting yang kemudian dapat ditetapkan untuk setiap langkah adalah tanggung jawab dan otomatisasi.Satu orang atau entitas harus sepenuhnya bertanggung jawab untuk mencapai setiap langkah, yang menghilangkan tudingan jari dan penundaan.
Bagian selanjutnya adalah menanyakan apakah suatu langkah dapat diotomatisasi.Setiap bagian dari proses yang dapat sepenuhnya otomatis, mengeluarkan personel dari persamaan, adalah langkah besar menuju peningkatan alur kerja.Setelah setiap langkah dianalisis, tanggung jawab telah ditetapkan, dan pekerjaan telah diotomatisasi jika memungkinkan, seluruh proses alur kerja akan jauh lebih baik.
Langkah-langkah untuk meningkatkan alur kerja sebagian besar melibatkan akal sehat dan teknik manajemen tradisional.Tantangannya adalah memecah alur kerja menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola dan kemudian meningkatkan setiap langkah yang terlibat.Dengan cara ini, Anda dapat menghilangkan pemborosan, memaksimalkan waktu dan produktivitas, serta meningkatkan alur kerja.